Sistem Pengelolaan dan Penyimpanan Koleksi Non Buku Terbitan Berseri

Menyadari akan arti penting sebuah informasi, pustakawan adalah salah satu dari bagian yang ikut berperan dan bahkan bertanggung jawab dalam pengelolaan dan penyediaannya melalui berbagai bahan pustaka sebagai sumbernya dengan  format yang beraneka ragam. Dan untuk memaksimalkan bahan pustaka tersebut agar lebih efektif dan efisien maka perlu pemahaman dan pengetahuan secara rinci karakteristik bahan pustaka tersebut termasuk bagaimana menyimpan dan memeliharanya serta pembuatan wakil dokumen sebagai sarana untuk menemukan kembali ketika informasi dibutuhkan. Dan tidak terkecuali dengan Terbitan Berseri sebagai bagian dari koleksi perpustakaan perlu disimpan dan dipelihara sebagai mana bahan pustaka yang lain agar lebih efektif dan lebih berdaya guna serta memudahkan pemakai baik pencari informasi itu sendiri maupun pustakawan sebagai petugasnya.

Pustakawan Harus Tahu, Sistem Pengelolaan dan Penyimpanan Koleksi Non Buku Terbitan Berseri

Secara umum penyimpanan dan pemeliharaan koleksi terbitan berseri bertujuan agar semua informasi yang terkandung didalamnya dapat terjaga keaslianya sehingga dapat dimaksimalkan kegunaannya secara lebih lama, sehingga secara tidak langsung akan dapat menghemat biaya. Dan selain itu penyimpanan dan pemeliharaan koleksi terbitan berseri juga bertujuan antara lain adalah sebagai berikut ;

  1. Menjaga kelestarian dokumen sebagai sumber informasi yang penting
  2. Agar lebih efektif dan efisien penggunaanya
  3. Memudahkan penelusuran bagi pengguna perpustakaan
  4. Memudahkan pustakawan dalam menyediakan informasi yang mungkin ditanyakan dan dibutuhkan oleh pemakai.

 

Sistem Penyimpanan Koleksi Terbitan Berseri

Terbitan Berseri sebagai bagian koleksi perpustakaan mempunyai karakteristik berbeda dengan monograf / buku dalam hal penyimpanannya. Penyimpanan bahan pustaka yang satu ini hanya dapat dilakukan dengan pendekatan tunggal (single approach) yakni jika terbitan berseri tersebut disusun berdasarkan subjek, maka pencarian kembali nantinya juga harus dengan pendekatan subjek dan tidak dapat dilakukan penelusurannya melalui judul atau selain subjek dan begitu pula sebaliknya. Selain itu kelemahan lain dari terbitan berseri antara lain ;

  1. Susunan koleksi tidak pernah lengkap, karena kemungkian dokumen tidak berada ditempat karena sedang dipinjam.
  2. Susunan koleksi mungkin tidak ditempatkan dalam satu urutan karena mungkin ukuran yang berbeda-beda sehingga harus disusun ditempat khusus.

Pengerakan (Shelving)

Yaitu suatu proses pengaturan koleksi di rak yang disediakan berdasar aturan yang ditetapkan. Adapun kriteria pengerakan yang baik adalah sebagai berikut ;

  1. Memudahkan pemakai dalam menemukan informasi yang diperlukan 
  2. Memudahkan staf untuk melakukan pengecekan
  3. Membantu staf untuk menjawab pertanyaan dari pengguna perpustakaan.

Dengan demikian apapun dan bagaimanapun sistem pengerakan yang digunakan dalam penyimpanan koleksi, tujuannya ialah mempermudah pengguna dalam mengakses dan menemukan informasi yang diperlukan sesuai jenis perpustakaan atau dimana perpustakaan tersebut menginduk.

 

Kebijakan pengerakan biasanya menggunakan pendekatan dasar sebagai berikut ;

  1. Menyusun terbitan berseri berdasar abjad judul terbitan
  2. Menggolongkan berdasarkan subjek kemudian disusun berdasar judul
  3. Menggolongkan terbitan berseri (menempatkan secara terpisah)

Dalam hal ini terdapat pula kebijakan  dalam mengevaluasi terbitan berseri sesuai kriteria dan pertimbangan lain untuk menentukan terbitan berseri mana yang sebaiknya dikoleksi atau dalam istilah asingnya “What Goes Where”.

Dan untuk menentukan kebijakan perpustakaan sesuai dengan What Goes Where dapat dilihat dari ;

  1. Ukuran koleksi
  2. Batasan fisik yang dikenakan oleh perpustakaan
  3. Kebutuhan dari kelompok pemakai.

 

Langkah Dalam Penyimpanan Terbitan Berseri

Setelah bagian layanan menerima dan memeriksa terbitan berseri, langkah selanjutnya ialah  sebagai berikut ;

Display Terbitan Berseri 

Yaitu kegiatan memamerkan Terbitan Berseri pada rak display yang disediakan sebelum koleksi tersebut disimpan, dalam hal ini biasanya ada tiga pendekatan yang dilakukan ; 

  1. Berdasarkan nomor klasifikasi
  2. Berdasarkan subjek verbal
  3. Berdasarkan alfabetis judul

Penyimpanan Terbitan Berseri

Koleksi dalam hal ini terbitan berseri disimpan pada rak koleksi sesuai nomor klasifikasi, subjeknya ataupun judul sebagaimana aturan yang digunakan pada display.

 

Perkembangan Teknologi Informasi

Dampak positif teknologi informasi antara lain ialah sebagian besar terbitan berseri selain dikeluarkan dalam format tercetak juga diterbitkan pula dalam bentuk digitalnya, sehingga mempermudah baik bagi pemakai langsung untuk memanfaatkanya maupun pustakawan untuk mengolah dan menyimpannya serta dalam penelusuran kembali. Selain tercetak, bentuk lain dari terbitan berseri dalam format digital antara lain adalah ;

  1. Bentuk CD-ROM
  2. Bentuk Disket
  3. E-journal ( jurnal elektronik )

Pemeliharaan Koleksi Terbitan Berseri

Hal ini dilakukan untuk melestarikan kandungan informasi yaitu dengan mengalih bentuk bahan pustaka tersebut ke media lain. Dan kegiatan yang dilakukan antara lain ;

  1. Reproduksi / memproduksi kembali bahan pustaka
  2. Penjilidan dan Laminasi
  3. Pencegahan faktor-faktor perusak koleksi.

Untuk kebijakan penjilidan terbitan berseri, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan yakni antara lain ;

  1. Mengidentifikasi terbitan berseri yang akan dijilid
  2. Waktu penjilidan, dalam hal ini menyesuaikan frekuensi penerbitan dan ukuran terbitan tersebut.
  3. Waktu pengiriman ke penjilidan

Cara penjilidan, metode penjilidan yang umum dilakukan antara lain ialah;

  1. Monoetching (sebagai pengganti jahitan, terbitan dipaku)
  2. Econo binding (lamunasi cover asli)
  3. Econo-plus binding (cover asli di scan, direproduksi dan di laminasi)

Pedoman penjilidan dalam perpustakaan

  1. Jika majalah tebal dan tujuan penjilidan untuk mempertahankan isinya untuk selamanya, maka gunakan penjilidan yang berkualitas paling baik.
  2. Jika majalah tidak tebal tapi majalah tersebut akan disimpan selamanya maka gunakan metode monoetching.
  3. Jika majalah tebal dan akan disimpan untuk jangka waktu 5 tahun atau lebih, gunakan econo binding
  4. Jika majalah tidak tebal dan perpustakaan ingin menyimpan antara 5-10 tahun maka gunakan econo-plus binding.

Indeks

Indeks terbitan berseri biasa diterbitkan pada akhir tahun dan dicetak sampai volumenya lengkap.

 

Persiapan Penjilidan

Langkah-langkah yang perlu disampaikan sebelum memulai penjilidan terbitan berseri antara lain yaitu :

  1. Mengumpulkan Majalah. Dan agar pengguna masih tetap mengetahui adanya majalah tersebut maka perlu dibuatkan dummy sebagai pengganti koleksi yang dijilid.
  2. Memeriksa Majalah. Yaitu dengan menyusun secara urut berdasarkan urutan tanggal terbit dari yamg paling lama terbit ditempatkan diatas demikian seterusnya berurutan sampai yang terbaru.
  3. Mengikat Majalah
  4. Mengisi Slip Binding. Slip Binding ialah formulir isian sebagai instruksi untuk penjilidan.

Selain itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penjilidan tersebut antara lain :

  1. Judul. Dalam membuat judul punggung jilidan harusnya dibuat sesingkat mungkin dan bersifat umum / lazim yang dimengerti oleh umum.
  2. Informasi pada punggung terbitan. Informasi yang perlu dicantumkan dalam punggung terbitan yaitu meliputi ; volume, nomor, bagian, dan tanggal.
  3. Cover
  4. Iklan
  5. Daftar isi dan indeks
  6. Instruksi khusus
  7. Jenis Penjilidan
  8. Memotong atau tidak
  9. Warna jilidan dan label punggung

Pengelolaan Terbitan Berseri yang dijilid

Dengan diadakan penjilidan terbitan berseri ini berarti ada kebijakan dari perpustakaan untuk mempertahankan satu judul terbitan berseri. Dengan demikian penjilidan harus terus dilakukan secara periodik dan perlu juga bagi majalah yang sudah dijilid tersebut dibuatkan kartu katalog sebagai wakil dokumen dan tanda keberadaan terbitan berseri tersebut agar  lebih memudahkan penelusuran bagi pemakai. 

Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi merupakan kegiatan yang harus dilakukan dalam sebuah perpustakaan tidak terkecuali dengan bahan pustaka yang berupa terbitan berseri.  Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelestarian koleksi tersebut sebagai sumber informasi penting yang dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan. Dan agar kegiatan ini dapat dilaksanakan dengan baik maka pustakawan harus mengetahui dan memahami karakteristik dari terbitan berseri tersebut termasuk berbagai format / bentuk terbitan berseri yang beraneka ragam macamnya.

Kebutuhan informasi akan terus berkembang seiring perkembangan berbagai sektor kehidupan terutama dalam hal teknologi. Dan untuk dapat mengatasi dan memenuhinya, Pustakawan harus mampu pula mengembangkan diri menyesuaikan perkembangan teknologi dan informasi serta harus cepat tanggap akan apa saja yang menjadi kebutuhan pengguna perpustakaan. Dan dari sinilah Profesionalisme seorang Pustakawan diukur. 

Demikianlah bahasan kita kali ini terkait Sistem Pengelolaan dan Penyimpanan Koleksi Non Buku Terbitan Berseri. Semoga bermanfaat, jangan lupa bagikan jika tulisan ini bermanfaat menurut anda.

Terima Kasih.